Der Zugriff auf einen gemeinsamen Daten- und Wissenspool vereinfacht grundlegende Kommunikationswege. Verwaltung und Mitarbeiter profitieren von einem standortunabhängigen und schnellen Informationsaustausch durch ein hausinternes Intranet-Portal. Aufwändige Ordnersuche wird durch einen Mausklick ersetzt, Dokumente können tagesaktuell gepflegt werden und stehen den Mitarbeitern rund um die Uhr zur Verfügung.

„Mit der zunehmenden Vernetzung und Digitalisierung der gesamten Arbeitsstrukturen eines Krankenhauses sind herkömmliche Informationswege wie E-Mail zur alleinigen Informationsverbreitung nicht ausreichend. Da liegt es nahe, auch die hausinterne Kommunikation über ein zentral verfügbares Intranet-Portal zu optimieren. Der abteilungsweite Zugriff auf stets aktuellste Informationen und deutliche Vereinfachungen im Dokumentenmanagement sind meist die ersten Beweggründe für ein hausinternes Intranet“, so Michael Lante, Geschäftsführer von KAMP, einem erfahrenen IT-Dienstleister mit spezialisiertem Leistungsumfang für den Health-Care-Sektor. „Im ersten persönlichen Beratungsgespräch überrascht oft, wie umfangreich und eigentlich wie unverzichtbar die Nutzungsmöglichkeiten eines gut ausgearbeiteten Intranet-Portals sind. Es führt zur Effizienzsteigerung vieler Informations- und Kommunikationsprozesse und nicht zu vergessen, hierdurch zu einem hohen Einsparungspotential.“

Aufgrund der langjährigen Erfahrungen im Health-Care Segment kennt er die Anforderungen, Wünsche und Strukturen der Kliniken genau und berät seine Kunden im Vorfeld zielgerichtet. Deshalb werden Intranet-Lösungen von KAMP auf Basis eines Open-Source Content-Management-Systems realisiert. Der Kunde erwirbt mit der Fertigstellung die uneingeschränkten Nutzungsrechte für seine Intranet-Lösung und spart dadurch teure Lizenzgebühren für einzelne User oder Clients. Das Augenmerk jeder Intranet-Lösung sollte laut KAMP auf einer hohen Anpassung an das vorhandene Corporate Design des Hauses, einer leichten, eigenständigen Pflege der Inhalte und individuellen Programmierungen entsprechend den Kundenanforderungen liegen.

All inklusive - vom Speiseplan bis zum Formularwerk
Ähnlich einem Baukastensystem können Intranet-Elemente wie eine Job-Börse zum Pflegen und Veröffentlichen von Stellenausschreibungen, ein Job-Manager zum Erstellen der Mitarbeiter-Dienstpläne, ein Adressverzeichnisse mit Telefonnummern und Ansprechpartnern oder ein zentrales Formular-Storage für eine klare Strukturierung von Formularen mit individuellen Kundenwünschen kombiniert werden. Das Document-Storage, welches ebenfalls über die Intranet-Plattform erfolgt, ermöglicht ein zentrales Speichern und Bereitstellen von Dokumenten für die verschiedenen Benutzergruppen. Es ist neben dem Aspekt einer zentralen statt lokalen Archivierung ein wichtiger Schritt zum papierlosen Krankenhaus. Aber auch kleine Tools wie der aktuelle Speiseplan der Cafeteria und ein individueller Mitarbeiterbereich mit Notiz-Funktionen sind nicht zu vernachlässigen, tragen sie doch zur Zufriedenheit und Identifikation der Mitarbeiter mit ihrem Arbeitsplatz bei.

Von diesen Elementen profitiert seit kurzem auch die Evangelische Krankenhausgemeinschaft Herne | Castrop-Rauxel gGmbH. Unter dem Dach der gGmbH sind zwei Kliniken in Herne und ein Krankenhaus in Castrop-Rauxel zusammengeschlossen. Für die medizinische Versorgung stehen in den Einrichtungen 827 Betten in 19 medizinischen Fachabteilungen, zwei Tageskliniken und vier Kurzzeitbehandlungszentren zur Verfügung. Als einer der größten evangelischen Arbeitgeber im Ruhrgebiet beschäftigt die Krankenhausgemeinschaft allein 1.700 Mitarbeiter. Zudem steht sie mit der Zertifizierung aller Häuser nach KTQ für die Schaffung, Einhaltung und Weiterentwicklung von hohen Qualitätsstandards in der Patientenversorgung.

Diese Größe, die verschiedenen Standorte und die qualitativen Anforderungen machen ein einheitliches, unternehmensweites Kommunikationssystem unverzichtbar.

Dezentral erfasst und gepflegt – Zentral strukturiert und verwaltet
Als einer der ersten Klinikverbände im Ruhrgebiet hat sich die Krankenhausgemeinschaft dazu entschlossen, im großen Stil die gesamte Untersuchungstechnik auf digitale Technik umzustellen, um digitalisierte Befunddaten flächendeckend jederzeit den behandelnden Ärzten zur Verfügung zu stellen. „Es war nur eine logische Konsequenz, nach der eingeführten digitalen Diagnostik auch unsere Kommunikationsstrukturen zu zentralisieren“, erklärt Andreas Jacoby, Leiter Controlling der Krankenhausgemeinschaft. Als neue, hausinterne Informations-, Kommunikations- und Anwendungsplattform unterstützt das Intranet in Zukunft die direkte Kommunikation (Any-to-Any) zwischen allen Mitarbeitern, Abteilungen und der Verwaltung. "Durch einen Testlauf in der Vergangenheit konnten wir Erfahrungen über die Nutzung und Akzeptanz eines Intranet-Portals in unserer Krankenhausgemeinschaft sammeln. Die wirklich positive Resonanz auf eine zentrale Mitarbeiterinformations- und Kommunikationsplattform war maßgeblich an der Entscheidung ein professionelles System einzusetzen beteiligt" so Jacoby.

Alle Mitarbeiter profitieren zukünftig von intelligenten Suchfunktionen für das schnelle Auffinden von Dokumenten und Inhalten und einem leicht zu pflegenden News-Modul. Dies kann als zentrale Schnittstelle aktuelle Nachrichten aus dem Intranet auch im Internet abbilden. Die Mitarbeiter der hausinternen Pressestelle können sich dann endlich ganz auf die Erstellung der Textinhalte konzentrieren, denn es sind keine Programmierkenntnisse notwendig und auch der kostenpflichtige Umweg über das Einpflegen von Inhalten über externe Webagenturen entfällt. So leicht wie im News-Bereich erfolgt die gesamte Informationsbereitstellung einer KAMP Intranet-Lösung.

Kein Intranet gleicht dem anderen
KAMP Programmierer und Designer entwickeln speziell für Kundenanforderungen. Als individuelle Besonderheit für das EVK Herne | Castrop-Rauxel erfolgte die Programmierung eines Formular-Tools für die Vereinfachung der intern verwendeten Formulare, die nun übersichtlich strukturiert aus dem Intranet geladen oder, wenn das Original erforderlich ist, bei einer zentralen Stelle bestellt werden können. Andreas Jacoby weiß um den stetig wachsenden Dokumentationsaufwand von Abläufen und Strukturen in den nächsten Jahren und ist sicher, dass durch die umfassende Nutzung dieser Technologien in den kommenden Jahren ein Wandel im Krankenhaus zu beobachten sein wird, durch den viele Informationsflüsse effizienter gestaltet werden.

Zukünftiges Ausbaupotential und Sicherheit inklusive
Darüber hinaus bietet sich schon jetzt die Möglichkeit, stufenweise die gesamte Dokumentation in das Intranet-Portal zu integrieren. „Dreh- und Angelpunkt für solche Anwendungen ist der modulare Aufbau einer Intranet-Lösung unter einer einheitlichen, einfach und bedienerfreundlichen Benutzeroberfläche“, weiß Danny Sternol, Designer von KAMP. „Uns ist es wichtig, dass sich ein hausinternes Intranet auch bei Umstrukturierungen und sich verändernden Anforderungen gut anpassen lässt. So sollte eine Intranet-Lösung aufgrund eines intelligenten Design-Managements immer mitwachsen können."

Die Krankenhausgemeinschaft fühlt sich mit KAMP gut beraten, steht es ihnen doch auch zu einem späteren Zeitpunkt frei, ob eine Intranet-Erweiterung über hausinterne Mitarbeiter oder über KAMP erfolgen soll. Optionsvielfalt, Entscheidungsfreiheit und hausinterne Schulungsmöglichkeiten, was möchte man mehr für die Zukunft?